PROBLEMAS NA COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL

O texto a baixo faz parte de um estudo maior sobre os problemas com a comunicação organizacional

12 Informações em excesso e muito complexas

A comunicação precisa ser direta e fácil de ser compreendida. Ela também deve ser simplificada e adequada ao público que pretende alcançar. Dessa forma, não pode haver uma enxurrada de informações sob diversas formas e em um curto espaço de tempo, o que compromete a sua compreensão e a execução do que ela pede. Isto é algo que pode ser observado na Internet, onde a sobrecarga de informações não permite que as pessoas desenvolvam uma visão crítica daquilo que chega até elas, muitas vezes tornando a informação confusa. Se uma ideia precisa ser transmitida, as formas mais adequadas e eficientes devem ser buscadas, abrindo mão de outras que não tenham importância.

Excesso de informações pode dificultar a seleção daquilo que realmente importa e do que é urgente. A comunicação necessita ser enxuta e precisa, isto é, deve se direcionar ao ponto em que pretende alcançar. Os resultados esperados jamais aparecerão se não houver instruções precisas na mensagem enviada ou se elas estiverem misturadas a outras mensagens sem importância para aquilo que é essencial. Informações genéricas ou muito complexas tendem a confundir. O que pode ocorrer a partir desse tipo de informação é: 1) a mensagem pode não ser compreendida e por isso não será executada; e 2) a mensagem é executada de acordo com o entendimento errado do seu conteúdo. Se não houver por parte do receptor a competência de procurar revisar e analisar atentamente aquilo que foi dito por meio de uma mensagem mal transmitida antes de colocá-la em prática, os problemas causados pela falta de compreensão logo virão à tona.

Logo, ao invés de mensagens em quantidade desnecessária e muito complexas, é preciso definir:

1.    O quê: qual a mensagem que se deseja comunicar e que resultados são esperados daqueles que a receberão.

2.    Quem/Onde: quem é a pessoa ou o setor que transmitirá a mensagem, quem são as pessoas que a receberão e a quem elas deverão recorrer em caso de dúvidas. É preciso manter todos os canais de comunicação abertos.

3.    Quando: quando a mensagem será transmitida e qual o prazo estipulado para o feedback.

4.    Por quê: deve haver uma especificação sobre a razão de ser da mensagem, a sua importância e a importância dos resultados para aqueles que a transmitiram e para aqueles que a receberam.

5.    Como: é necessário estabelecer a maneira como todas essas coisas serão feitas, eliminando as possíveis barreiras, controlando, monitorando, dando e exigindo feedback.

A mensagem precisa ser clara e direta, contendo apenas aquilo que for pertinente ao assunto e ser condizente com a realidade cultural e a competência de quem a receberá. Mensagens muito longas e complexas tendem a complicar mais que ajudar e podem gerar informações equivocadas e o que é pior, ações equivocadas. Além do mais, é preciso saber se o próprio emissor entende a mensagem que está enviando, porque essa falta de entendimento pode gerar uma mensagem completamente equivocada, que causará confusão, acima de tudo se ela for recebida e posta em prática sem uma análise profunda do seu conteúdo.